Focus - La bonne gestion de vos frais professionnels

Bien qu'ayant fréquemment à en traiter, les entreprises n'ont pas toujours une gestion optimale des frais professionnels. E-marketing revient cette semaine sur les bonnes pratiques à adopter (E-Marketing, 01/08/2010).

Pourquoi ?
 

Chaque société est susceptible d'être contrôlée par l’Urssaf ou l'administration fiscale sur le remboursement de ses frais professionnels.
Il existe un certain nombre de règles à respecter pour ne pas être accusé d'offrir des avantages en nature à ses collaborateurs : intérêt  d'un repas d'affaire pour l'entreprise, identité et statut des personnes y ayant participé.... .

Une gestion efficace des frais permet en outre à l'entreprise de baisser ses coûts. « Les frais représentent traditionnellement de 2 à 8 % des revenus d'une entreprise », explique Yves Weisselberger. « Dans une entreprise où ils pèsent 5 %, les réduire de 10 % permet de gagner 0,5 % de résultat net. » (E-Marketing, 01/08/2010).

Comment s'y prendre ?
 

• Encadrer le dispositif

Pour une bonne gestion des frais, il est indispensable d'en avoir une vision précise ; en d'autres termes, bien identifier qui dépense quoi, comment, à quel rythme et à quelles occasions. Il ne s'agit pas ici d' « espionner » les salariés mais d'encadrer la gestion des dépenses pour un suivi plus simple et efficace.

Une fois les règles de gestion instaurées, il convient d’en informer les collaborateurs et d'en souligner les bénéfices pour chacun comme pour l'entreprise. Pour qu’elles soient bien acceptées, le dirigeant et les différents responsables doivent être les premiers à les suivre.

• Employer les bons outils et les bonnes méthodes

En voici quelques exemples :

• la carte corporate : le salarié règle les dépenses par ses propres moyens mais avec un débit différé. Une solution qui l'invite donc à être rigoureux et se faire rembourser rapidement.
• les logiciels de gestion des déplacements et des notes de frais. Ils ont l'avantage de n'être accessibles qu'aux seules personnes autorisées (par exemple, seules celles qui voyagent peuvent commander un billet) et de garantir que la saisie des données respecte la législation.

La gestion des frais professionnels n'est efficace que si elle est régulièrement contrôlée. Cela permet de mesurer son impact sur la réduction des coûts et d'assurer son adaptation à l'évolution de l'entreprise.

Pour en savoir plus :
Consultez le site de l'Urssaf sur le fonctionnement des frais professionnels