SEPA : le compte à rebours a commencé (partie 2/2)

Direction financière et comptabilité bien sûr mais aussi direction marketing et commerciale, direction des ressources humaines, service juridique, direction des systèmes d’information et même direction de la communication : le SEPA concerne pratiquement toute l’entreprise. La première des actions à prendre est la nomination d’un comité SEPA qui aura une vue transverse sur le projet et coordonnera les différents chantiers de mise œuvre.

Avant tout s’organiser, anticiper et ne négliger aucun aspect pour être prêt dans moins de deux ans

Si les TPE, qui ont des périmètres internes réduits, peuvent compter sur leur expert-comptable pour les aider à passer ce cap, les entreprises, compte tenu du délai restant jusqu’à la mise en place du SEPA, c’est-à-dire moins de deux ans, doivent avant tout s’organiser et anticiper. Rien de plus coûteux que de devoir, en catastrophe, adapter au dernier moment ses outils. En outre, seulement 10% des entreprises de la zone concernée ont adopté le système SEPA. Ce qui signifie que l’appel à un appui extérieur (cabinet de conseil, éditeur, intégrateur…) risque d’être plus couteux si l’on y a recourt trop tardivement.

La première tâche à accomplir est la nomination par le dirigeant de l’entreprise d’un comité ou d’un responsable de projet SEPA qui aura une vue transverse dans l’entreprise sur ce chantier. Cette instance sera chargée d’analyser l’impact du SEPA sur les processus en place, d’impliquer les services de l’entreprise qui seront concernés (trésorerie, informatique, services commerciaux, RH, service juridique, communication, etc.), de suivre les développements du passage au SEPA en définissant une stratégie bancaire et en prenant contact avec les prestataires, fournisseurs de logiciels et banquiers de l’entreprise. Le basculement vers le SEPA ne devrait pas être du type big bang : il y aura d’abord une période transitoire au cours de laquelle l’entreprise devra gérer concomitamment les deux systèmes (avant SEPA et après SEPA). Puis il faudra décider quand basculer définitivement vers les nouveaux moyens européens.

Il convient ensuite d’identifier correctement les services de l’entreprise concernés par le SEPA, cartographier les flux de données en cause, mesurer les impacts sur l’organisation interne et sur le système d’information. Concernant ce dernier point, il est très important d’anticiper la nouvelle volumétrie des formats échangés, car le format XML va alourdir très fortement la taille des fichiers (un rapport x4 pour les paiements, un rapport pouvant aller jusqu’à x10 pour les relevés bancaires). Les réseaux, les machines, doivent supporter cette nouvelle volumétrie en termes de transfert et d’intégration. Si nécessaire, il faut budgéter les nouveaux outils informatiques (système d’informations, logiciels utilisateurs, télécoms…).
Compte tenu de l’ensemble des tâches à accomplir, il est également judicieux de lister les ressources nécessaires à la mise en application du SEPA, telles que le personnel informatique, la coordination entre les différents services, les nouveaux pays, entités à inclure dans le projet.

S’agissant des moyens de paiement, les coordonnées bancaires étant devenus un élément-clé dans la vie de l’entreprise avec son écosystème, il faut sans tarder recueillir les BIC et IBAN auprès des administrations, fournisseurs, clients, collaborateurs, filiale, mettre à jour les référentiels RIB et IBAN dans le système d’information et modifier les documents, en-têtes, factures, reporting, injonctions de paiement, bulletins de salaire… Un travail fastidieux qu’il est plus prudent de ne pas accomplir au dernier moment sous peine de risque d’erreur très préjudiciable.
Quant au SDD, il faudra par exemple remplacer l’autorisation de prélèvement par le mandat unique et étudier le stockage des mandats (obligation pour le créancier). Enfin sur le SCT, on peut réfléchir à harmoniser les différents moyens de paiements employés par les entités de l’entreprise en Europe en n’utilisant que le SCT. Les réflexions de l’entreprise doivent également porter sur les factures car les moyens de paiement issus du SEPA introduisent de nouvelles informations qui vont pouvoir optimiser leur exploitation. Dans cette optique, il faut étudier l’opportunité de la dématérialisation des factures.

C’est également le moment de revoir les relations de l’entreprise avec sa ou ses banques en prévoyant le renouvellement des contrats télématiques, la renégociation de leurs tarifs, leur contenu en termes de services (de nouveaux services apparaissent avec le SEPA), leur centralisation (un contrat au lieu de plusieurs fait diminuer les coûts). La mise en œuvre du SEPA dans l’entreprise peut aussi conduire à une réflexion sur l’opportunité de mettre en place une signature électronique interne à l’entreprise ou bancaire (mentionnée contractuellement). Elle permet de créer un workflow de validation, de contrôle et de sécurité sur les flux échangés vers les banques. Elle présente un double bénéfice pour les entreprises : d’une part, la suppression de la confirmation de l’ordre de paiement par fax auprès de la banque et, d’autre part, l’utilisation du certificat électronique pour la signature de paiements, de factures électroniques, de bulletins de paie…
Enfin, au vu des aspects multiples et des diverses conséquences de la mise en œuvre d’un projet SEPA, l’établissement d’un budget pluri-annuel est indispensable pour faire migrer l’entreprise vers ce nouveau système. Si besoin, il convient de diviser son projet en plusieurs lots.

Consultez la première partie de notre guide pratique : http://www.institut-sage.com/voir/1582

Pour en savoir plus : http://www.sage.fr/mge/dossiers/tresorerie/le-sepa