Le Groupe Arcadie accompagne ses clients dans la migration DSN

Olivier Mianes, Arcadie

Olivier Mianes, Arcadie

« Notre première expérience quant à la DSN date de mai 2014 au travers d’une entreprise sportive locale », se rappelle Olivier Mianes, codirigeant du Groupe Arcadie, premier centre de compétences Sage agréé dans le Sud-Ouest, le rayon d’action de l’entreprise couvre les régions Midi-Pyrénées, Languedoc-Roussillon et Aquitaine. « Depuis, près de 70 entreprises se sont adressées à nous pour mettre en place la phase 1, et nous entamons aujourd’hui la phase 2 de la migration DSN avec une dizaine d’entreprises. Toutefois, selon la demande des clients ou du gestionnaire de paie, nous leur proposons aussi bien de rester en phase 1 ou de passer directement en phase 2 ».

Force est de reconnaître que l’ensemble des entreprises, de la PME à l’ETI, ne sont pas venues pour migrer vers la DSN comme par enchantement. « En juin 2014, le Groupe Arcadie a organisé des réunions autour de la DSN pour informer les entreprises et répondre à leurs questions », souligne Olivier Mianes. « Cela a déclenché une prise de conscience chez les entreprises. C’est pourquoi certaines PME ou ETI ont choisi d’anticiper le passage à la DSN, notamment en vue d’éviter les pénalités de retard et de bénéficier au maximum des avantages de la DSN. S’agissant des experts-comptables, nous avons déjà réalisé la phase 1 pour eux-mêmes et leurs clients, et nous sommes en préparation pour la phase 2 afin qu’ils aient le temps de se cadrer et se préparer. »

Principales déclarations sociales DSN

 

Bien revoir les éléments du déclaratif social

La date butoir pour la phase 1 court jusqu’en automne 2015. Mais, la phase 2, incluant notamment les frais des salariés dans le bulletin de salaire et le déclaratif Urssaf, sera obligatoire au 1er janvier 2016. Quant à la phase 3, « nous espérons un répit de quelques mois, mais, à ce jour, elle reste obligatoire au 1er janvier 2016. Le déclaratif aux caisses de retraite étant trimestriel, cela laisse donc trois mois pour s’y préparer. Mais les gestionnaires de paie doivent avoir en tête que le bulletin de salaire intégrant cette phase 3 devra être effectif immédiatement, même si des éléments ne figurent pas dans le bulletin, comme ceux versés par le comité d’entreprise par exemple. C’est pourquoi nous conseillons de les faire apparaître directement sur le bulletin de salaire au plus tôt – voire en rubrique masquée – que de s’embêter chaque mois à tout ressaisir dans la DSN. »

Une fois informé sur l’agenda de la DSN, il reste à passer à l’acte ! « Pour un client où il faut tout faire : la mise à jour du logiciel de paie, la formation des utilisateurs et l’assistance au déclaratif notamment, cela nécessite trois jours environ par dossier », précise Olivier Mianes. « Le plus long reste le paramétrage du logiciel de paie,  l’adaptation de la DSN aux spécificités du chaque client puis la formation des gestionnaires de paie afin qu’ils soient autonomes. » Cette opération exige des services RH de bien revoir les éléments du déclaratif social (primes, congés, absences, variables de paie). Plus rigoureuse sera menée cette partie de la migration DSN et meilleure sera, au final, la qualité des informations déclarées, donc la fiabilité et le timing de la déclaration.

Groupe ArcadieLes entreprises doivent se préparer

« Au cours de cette expérience pilote, nous avons eu, en effet, pas mal de retours quant à la qualité des informations. Ces retours ont nécessité beaucoup de recadrages des données paie », reconnaît Olivier Mianes. « Avant la DSN, le gestionnaire paie ne s’en inquiétait qu’en novembre avec la DADS-U. Or, l’aspect mensuel de la DSN les force à être rigoureux et précis chaque mois. Néanmoins, les retours des clients ont été plutôt positifs face à une contrainte légale. La migration DSN est apparue plutôt simple. Et bien cadrée, elle permet de disposer d’informations justes de façon mensuelle. Donc, pour le moment, l’opération DSN reste positive, d’autant que le temps entre génération des données des salariés et leur transmission au GIP – MDS et à l’Urssaf est rapide. C’est l’anticipation qui permet d’arriver à ce résultat, car le client n’est pas pris à la gorge. Par exemple, pour les entreprises multi sites, elles peuvent désigner un site pilote puis voyant la simplicité de l’opération passer à l’ensemble des sites. »

En tout état de cause, les entreprises doivent se préparer, car le mois de janvier 2016 pourrait ressembler à un mois noir. En effet, si l’anticipation à la DSN n’est pas opérée, le gestionnaire de paie devra effectuer une double déclaration : celle normale sur papier, également en mode DSN, sans oublier la déclaration DADS-U et, bien sûr, effectuer la migration DSN… Aussi, « pour le bien-être de nos clients, nous espérons pouvoir migrer 95 % de notre parc avant décembre prochain », conclut Olivier Mianes.

 

Pour en savoir plus

La phase 1 de la DSN reste en service jusqu’à la paie d’août 2015 (paie de juin pour les entreprises avec paiement trimestriel).

-        Remplacement de la DMMO et de l’EMMO,

-        Remplacement des déclarations pour les indemnités journalières en cas d’arrêt maladie,

-        Remplacement des attestations employeurs pour les fins de contrat de travail,

-        Suppression des formulaires de radiation à destination des organismes complémentaires.

La phase 2 de la DSN intègre les cotisations et contributions sociales déclarées par l’entreprise à l’Urssaf. En pilote depuis la fin 2014, NEODeS phase 2 est officiellement en production depuis février 2015.

La phase 3 de la DSN est l’étape de généralisation et s’impose à l’ensemble des employeurs pour remplacer toutes les DUCS et de la DADS-U, qui disparaîtra dès 2017.

Donnez votre avis sur cet article !

Vous avez envie de contribuer à la rédaction ? Soumettre un article