On vous dit tout sur la facture électronique

Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises dans le cadre des marchés publics.

Qu’en est-il de la facture électronique entre entreprises ?

L’émission de factures dématérialisées entre entreprises devient progressivement obligatoire. Les grandes entreprises et les personnes publiques, les entreprises de taille intermédiaire et, depuis le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises sont dans l’obligation d’être en mesure d’émettre des factures par voie électronique.

Il faut pouvoir garantir l’authenticité de l’émetteur du document, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Cela peut passer par une signature électronique, des contrôles établissant une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou service, ou encore par un simple message structuré selon une norme sécurisée convenue entre l’entreprise et son client, permettant une lecture par ordinateur (progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint…).

Enfin, bien sûr le contenu de la facture dématérialisée doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier !

Comment conserver ses factures électroniques

Depuis le mois de mars dernier, la loi autorise les entreprises à archiver (pendant au moins 6 ans !) toutes leurs factures au format numérique, y compris celles éditées sous la forme originelle du papier. Mais là aussi des conditions sont à respecter pour garantir que la numérisation a été faite à l’identique. Il faut notamment que les couleurs du document soient les mêmes, que l’image n’ait pas été retouchée, que le fichier soit conservé sous format pdf et qu’un système permette d’horodater et de sécuriser son contenu. Le fichier peut être compressé à condition de n’entraîner aucune perte de données.

L’utilisation d’un logiciel de facturation peut faciliter la conservation des factures électroniques en les stockant automatiquement dans une base de données sécurisée. Le logiciel peut également intégrer des fonctionnalités de recherche et de filtrage pour faciliter la recherche de factures spécifiques.

Pourquoi sauter le pas de la facture électronique ?

Avec la dématérialisation des factures, votre entreprise va réduire ses coûts (fini les impressions et l’envoi postal), diminuer son empreinte carbone, et gagner du temps en supprimant la manipulation des documents papier et les temps de traitement qui y sont associés. Les échanges seront fluidifiés, avec en plus la garantie que le document est bien remis !

Cela peut également valoir le coup d’anticiper la mise en place d’une dématérialisation des factures avant le calendrier officiel présenté plus haut. C’est en effet un vrai avantage concurrentiel de proposer la dématérialisation, dont ce type de clause est de plus en plus présent dans les marchés publics. Enfin, c’est un élément de communication à ne pas négliger, qui non seulement montre l’exemplarité de votre entreprise auprès de vos salariés et de vos partenaires mais conforte aussi positivement son image et sa notoriété !