La dématérialisation des factures : un levier de performance sous-estimé pour les PME-TPE

Directeur Général Sage France

Directeur Général Sage France

La France vient de transposer dans son droit la Directive européenne qui place la facturation électronique au même niveau que la facture sous format papier. Le but vise à développer la dématérialisation notamment au sein des TPE et PME encore peu adeptes. Interview d’Antoine Henry, Directeur Général de Sage France autour de la problématique de la facture électronique.

Institut Sage : L’utilisation de documents électroniques semble se développer dans les administration et les entreprises. Antoine Henry, vous êtes Directeur Général de Sage France, quelle est votre analyse de la situation ?

Antoine Henry : Le zéro papier est un vieux rêve « idéologico-technologique » des années 80. Mais depuis, la situation a évolué : ce qui n’était vu alors que comme un gadget est en train de devenir une nécessité. En période de crise économique ou de très faible croissance, les processus qui permettent les rentrées d’argent doivent être fiables et coûter le moins cher possible. La dématérialisation des documents papier et leur circulation par voie électronique entre acteurs publics et privés répond à ces exigences.

Toutefois, il faut du temps pour faire évoluer les mentalités. Le développement des progiciels de gestion intégré ou ERP ne date que des années 80. Or, sans remonter au papyrus, voilà tout de même plusieurs siècles que l’homme commerce sur des supports papier. C’est ainsi qu’à l’ère d’internet et des réseaux sociaux, moins de 10% des deux milliards de factures échangées en France entre entreprises sont envoyées électroniquement. Même chose pour les moyens de paiement : dans notre pays, les chèques représentaient encore 18 % des paiements hors espèces en 2010. Le montant moyen émis (soit plus de 500 euros), prouve que les entreprises en font encore beaucoup usage. Selon une image tennistique, il y a donc encore des trous dans la raquette numérique !

Institut Sage : Le mot dématérialisation n’est pas très explicite. Ne s’agit-il pas autant de micro-économie que de technologies de l’information ?

Antoine Henry : Le mot dématérialisation, qui a supplanté les termes zéro papier et Echange de Données Informatisées (EDI)dans le vocabulaire, est effectivement moins explicite et facilement associable à un environnement technique ou juridique. Derrière ce mot se cachent plusieurs enjeux majeurs pour la gestion des entreprises et leurs relations avec leur environnement. Pour les déclarations fiscales et sociales, les administrations exigent des échanges électroniques afin de réduire les coûts de traitement et faciliter les contrôles par croisement des données. Cette tendance va s’amplifier avec le développement de l’e-administration. Pour l’entreprise, c’est une obligation, mais elle va y gagner en qualité des données et en facilité dans la production des documents sociaux et fiscaux. Les relations avec les banques sont également concernées avec la mise en place du système européen SEPA (espace unique de paiement en euros), qui va succéder aux systèmes de paiement nationaux en février 2014. En réconciliant le compte bancaire, via les relevés électroniques et la comptabilité au moyen d’un logiciel de gestion de trésorerie, l’entreprise pourra réduire le risque de défaillance par exemple, en anticipant les trous de trésorerie, en exécutant des virements d’équilibrage entre ses comptes…

Institut Sage : Quel est l’intérêt de la facture électronique pour un entrepreneur ?

Antoine Henry : La facture papier a pour elle l’antériorité, avec des pratiques et des habitudes bien ancrées, une apparente simplicité et la reconnaissance juridique. Mais elle a aussi des inconvénients : les coûts d’impression et d’acheminement, surtout lorsque l’entreprise émet des volumes importants, la difficulté à tracer rapidement les documents pour savoir s’ils ont été bien reçus, acceptés, engagés, payés, ou encore les risques d’erreurs inhérents à la resaisie manuelle des données. L’échange de facture électronique entre client et fournisseur permet d’optimiser leur relation grâce à la saisie automatisée, le rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison, la circulation électronique des documents entre les personnes chargées de la validation pour procéder au paiement. Puisque ces échanges utilisent un format commun et que les données envoyées par le fournisseur sont directement intégrées et « comprises » par le système d’information du client, les problèmes de réception et de resaisie manuelle sont résolus. Quant à la traçabilité, lorsque le client reçoit une facture électronique, le système transmet un message au fournisseur pour lui signifier sa réception, que le document est complet ou qu’il y a un problème. Il peut également notifier la mise en paiement de la facture. Grâce aux outils numériques, l’automatisation des échanges interentreprises va donc favoriser la productivité, la traçabilité et la transparence.

Institut Sage : Qu’en pensent les PME ?

Antoine Henry : En 2013, nous avons créée un baromètre dédié aux PME et à la facture électronique. Nous avons constaté que 28% des PME évoluant dans le B to B émettent déjà des factures électroniques. C’est encourageant, même si 83% d’entre elles utilisent un PDF et que seulement 5% utilisent l’EDI. Le marché nous envoie un signal fort : les PME expriment une demande de simplicité dans la mise en oeuvre d’une solution, mais elles sont intéressées par la dématérialisation des factures. Je suis persuadé que la facture électronique va se développer, même si cela prendra plus de temps que la dématérialisation des déclarations fiscales et sociales qui sont régies par l’Etat. Le contexte de crise économique va favoriser ce mouvement car la facture électronique peut aider les PME à résoudre certains problèmes de gestion.

Institut Sage : Pourquoi ? En quoi la facture électronique peut-elle améliorer la gestion des entreprises ?

Antoine Henry : Nous le disons régulièrement à nos clients : le financement du bas de bilan et des factures est vital pour les PME, particulièrement en période de crise. La facture électronique est un outil qui peut les y aider. La moitié des cas de défaillance d’entreprise sont dues au poste Trésorerie. C’est dire si elle engage la survie de l’entreprise. Bien-sûr, la gestion de la trésorerie doit être quotidienne et professionnelle. Mais ce n’est pas tout : elle est intimement liée à la relation client et de ce fait peut améliorer la gestion des délais de paiement et le niveau des taux de couverture de créance. Le respect des délais de paiement fournisseurs – soit un délai maximum de 60 jours calendaires – est un problème récurrent en France. Selon un rapport de l’Observatoire des délais de paiement, s’ils étaient respectés, les PME pourraient récupérer près de 13,4 milliards d’euros et les ETI près de 9 milliards. En améliorant la traçabilité, la facture électronique permet d’optimiser les délais et d’améliorer les conditions de paiement. Par ailleurs, comme elle permet à l’entreprise de savoir si son client a validé la facture, celle-ci a rapidement connaissance de la validation, du délai et des conditions du paiement. Forte de cette information, elle pourra offrir une meilleure visibilité à son banquier et négocier des taux de financement de créance dans des conditions plus favorables.

Institut Sage : Quels sont les principaux freins au développement de la facturation électronique ?

Antoine Henry : Nous avons déjà évoqué le poids des habitudes. Il faut également s’entourer des bons collaborateurs et s’équiper correctement. Enfin, la gestion est encore trop souvent perçue comme une contrainte par des dirigeants de TPE-PME. Même si 80% d’entre elles sont équipées en outils de gestion informatique, leur optimisation reste insuffisante. Côté offre, la facturation électronique ne bénéficie pas d’un standard imposé ni d’un format de document unique comme c’est le cas pour les déclarations fiscales, sociales ou pour la mise en place du SEPA dans le domaine bancaire. Il faut donc que les différents opérateurs du marché mettent en place des accords de réciprocité pour que les factures envoyées sous un format soient lisibles par un autre système. Des discussions sont en cours sur ce sujet. Restent les freins juridiques même si cette question semble aujourd’hui clarifiée avec la transposition en octobre dernier en droit français de la Directive européenne 2010/45/UE sur la facturation électronique, qui devrait développer son usage, notamment auprès des PME.

Institut Sage : Quel rôle entend jouer Sage en matière de dématérialisation en général et de facturation électronique en particulier ?

Antoine Henry : Nous sommes un acteur de longue date dans ce domaine. Nous investissons dans les services de communication bancaire depuis vingt ans. Nous sommes par exemple très actifs dans l’accompagnement de la migration des entreprises vers les nouveaux paiements SEPA. Quant à notre service de déclarations fiscales et sociales, il existe depuis dix ans. Sage directDéclaration traite déjà cinq millions de déclarations annuelles ce qui en fait la première plateforme privée déclarative en France. En 2012, les déclarations d’arrêt maladie et de fin de contrat ont représenté la moitié de nos flux dans le domaine des déclarations sociales. Et ce n’est qu’un début ! Nous nous sommes appuyés sur toutes ces expériences pour développer la facture électronique.

Institut Sage : Vous disposez depuis d’une offre dans ce domaine. En quoi consiste-elle ?

Antoine Henry : Nous venons d’annoncer l’ouverture deSage eFacture, le premier service permettant la dématérialisation des factures client / fournisseur pour les PME. Sage eFacture répond aux exigences légales en matière de facturation électronique en garantissant l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de chaque facture. Quant à l’archivage, les documents sont placés dans un coffre-fort électronique à valeur probatoire et peuvent être consultés en ligne pendant dix ans.

Institut Sage : Vous devenez un prestataire de services ?

Antoine Henry : Nous considérons qu’enrichir nos solutions logicielles avec les services que le web permet de développer fait partie de notre métier, afin de simplifier la gestion des entreprises et de faciliter le travail des entrepreneurs. Dans les années à venir, la valeur ajoutée que nous offrirons aux entreprises passera par le développement de services complémentaires, auxquels les clients choisiront de souscrire à la carte. Il s’agit par exemple de prendre totalement en charge, par un simple clic, l’acheminement des déclarations dématérialisées aux bons organismes, via nos plates-formes, qui gèrent également les accusés de réception et de validation des déclarations. Ceci vaut également pour les factures électroniques, à commencer par les quelque 200 millions de factures annuelles émises par les logiciels Sage en France.

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