Fini le papier, place à la dématérialisation de vos documents !

Vous venez de créer votre entreprise et vous vous sentez déjà submergé par les documents de toutes sortes : factures, feuilles de paie, justificatifs… ? Pourquoi ne pas passer à la dématérialisation ? De nombreuses solutions informatisées existent pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps. Explications.

Les avantages de la dématérialisation

Tendre vers le « zéro papier » présente plusieurs avantages pour une petite entreprise. D’abord cela permet de faire des économies : le papier coûte cher, de même que l’encre et les imprimantes. Il faut aussi stocker ces documents donc disposer de locaux dont les mètres carrés seront affectés à l’archivage. Avec la dématérialisation, pas d’impression ni d’espace gaspillés. Autre avantage : avec une solution informatique, finis les papiers perdus sans traçabilité. Tout est archivé selon un système organisé et facilement repérable. La recherche de document est facilitée, ce qui entraîne là aussi un gain de temps. La mise en ligne de certains documents comme des plannings ou des compte-rendu de réunion permet en outre un accès facilité aux salariés concernés, notamment à distance, et donc une meilleure collaboration. Enfin, vous pouvez valoriser votre démarche en faveur de l’environnement dans votre communication !

Plusieurs outils indispensables

Pour mettre concrètement en place une démarche de dématérialisation de vos documents, plusieurs outils vont être nécessaires. En premier lieu, il faudra investir dans un scanner de bonne qualité pour passer vos documents papier en format numérique. Il faudra aussi choisir un système de gestion électronique de document (GED). Ce type d’outil informatique permet d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous vos fichiers. Veillez à choisir une formule facile d’accès à distance, avec un système de recherche simple et si possible, c’est un vrai plus, capable de valider vos documents avec la signature électronique. Un serveur sera nécessaire pour archiver vos documents, qu’il soit local ou à distance chez un prestataire.

Pensez à sécuriser vos données

Pour optimiser le fonctionnement de ces outils, il sera nécessaire de veiller à sécuriser le transit de ces données sur votre réseau (mettre en place des identifiants individuels, des mots de passe efficaces, des antivirus…). Dans tous les cas, préférez du matériel suffisamment performant. SI ça n’est pas le cas, il pourrait générer des goulets d’étranglement et susciter un rejet de la part des utilisateurs.

Quelle méthodologie adopter ?

Avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation, faites le tour de vos besoins et définissez le périmètre de la numérisation (faut-il numériser les stocks, les dossiers en cours, les documents anciens…), ainsi que son volume. Identifiez également les ressources à mobiliser et les salariés qui vont être directement concernés. Ensuite seulement vous pourrez passer aux solutions et à la faisabilité techniques en rencontrant différents prestataires pour comparer. A ce stade-là, pensez à bien vérifier que l’outil proposé s’interface correctement avec vos logiciels métiers.

Et après ?

Une fois la formule choisie et installée, il sera indispensable de former vos salariés sur l’utilisation du nouvel outil, voire de les accompagner sur le long terme s’il y a des adaptations au fil des ans. Pensez aussi à bien communiquer sur le sujet. Pourquoi pas en élaborant un petit guide pratique à destination des utilisateurs. N’hésitez pas à valoriser les avantages de la démarche auprès de vos salariés, de vos clients, de vos partenaires… Enfin, il sera probablement nécessaire d’adapter certaines de vos procédures internes, notamment concernant la réception des courriers !